O FGTS Digital é uma nova forma de gestão integrada de todo o processo de arrecadação do FGTS, que substituirá completamente o modelo atual (em substituição à SEFIP).
A nova ferramenta, integrada como eSocial, tem como objetivo aperfeiçoar a arrecadação, a prestação de informações aos trabalhadores e empregadores, a apuração, o lançamento e a cobrança dos recursos do FGTS.
A especificação e implantação do Sistema FGTS Digital está sob responsabilidade da Subsecretaria de Inspeção do Trabalho (SIT), vinculada à Secretaria de Trabalho (STRAB), do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), conforme Resolução do Conselho Curador do FGTS nº 985 de 15 de dezembro de 2020.
A ideia é que se tenha diversos ‘benefícios’ com o FGTS Digital, dentre os quais se destacam:
- Eliminar burocracias e custos adicionais;
- Diminuir os custos operacionais incorridos pelo FGTS;
- Reduzir as despesas com tarifas pagas à rede arrecadadora do FGTS;
- Digitalizar serviços (agilizar e automatizar procedimentos);
- Melhorar os serviços voltados para trabalhador e empregador;
- Promover a integração de ambientes e facilitar o acesso e gerenciamento de informações;
- Garantir segurança, integridade e confiabilidade aos dados e informações armazenados e processados;
- Diminuir a postergação da arrecadação anual do FGTS;
- Fornecer informações para direcionamento de ações e tomada de decisões estratégicas;
- Melhorar gestão, controle e transparência dos processos;
- Facilitar a comunicação entre Administrados e Administração;
- Permitir que os atores relacionados ao recolhimento do FGTS possam ter acesso aos dados e informações necessários para o exercício pleno de suas competências;
- Facilitar a fiscalização com o cruzamento de informações;
Como irá funcionar:
Utilizando as remunerações declaradas no eSocial – onde os débitos são individualizados desde a sua origem – os empregadores terão um sistema para gerar guias rápidas e personalizadas, inclusive recolher várias competências em um único documento, reduzindo custos operacionais e tempo nessas atividades.
Os débitos virão individualizados desde a origem, utilizando o CPF como um dos elementos essenciais de identificação do trabalhador (o PIS deixará de ser utilizado como referência). Isso dará maior grau de confiabilidade, segurança e melhor controle do débito e do processo de recolhimento do FGTS.
Além disso, os processos de estorno, restituição, compensação e parcelamento serão 100% digitais.
Várias ferramentas permitirão a gestão e transparência completa da relação do empregador com o Fundo, com diversos relatórios dos recolhimentos efetuados, extratos consolidados ou detalhados por trabalhadores e consultas para verificar pendências que impactam a emissão do Certificado de Regularidade do FGTS – CRF.
O processo de recolhimento passará a ser feita exclusivamente por meio da ferramenta tecnológica PIX.
Vale alertar que os débitos de competências até o mês imediatamente anterior à vigência (31/12/2023) continuam tendo guias emitidas pela SEFIP. Caso exista parcelamento de débito já contratado, os valores também devem ser informados e recolhidos pelo sistema da Caixa.
Ou seja, o critério para definir qual sistema deve ser utilizado é a data do fato gerador (regime de competência). Por exemplo: o FGTS Digital entrará em vigência na competência janeiro de 2024, o que fará com que os valores de recolhimento mensal da competência de dezembro de 2023 continuem sendo realizados via SEFIP, mesmo que o vencimento ocorra no mês seguinte (até o dia 07/01/2024). O recolhimento rescisório de um desligamento sem justa causa que ocorreu no dia 26/12/2023 deve ser realizado via GRRF/Conectividade Social, ainda que seu vencimento ocorra em 05/01/2024.
O prazo de vencimento do FGTS permanece até o 7º dia do mês seguinte ao da competência. Com a entrada do FGTS Digital, o prazo deve mudar para até o 20º dia, conforme a Lei Nº 14.438, de 24 de agosto de 2022. Por exemplo, se o FGTS Digital entrar em vigência na competência janeiro de 2024, a primeira guia emitida pelo novo sistema terá como data de vencimento 20/02/2024.
Período de teste:
Para facilitar a transição entre os sistemas utilizados para o recolhimento do FGTS, foi estabelecido um período chamado de produção limitada, que ocorre desde o dia 19 de agosto até 3 de novembro de 2023. Nele os empregadores podem verificar os impactos das mudanças.
No período de testes, as empresas poderão utilizar dados reais transmitidos para o eSocial; gerar guias simuladas e conhecer outras funcionalidades do FGTS Digital; acessar o serviço de atendimento ao empregador; verificar se as informações de bases de cálculo do FGTS geradas no eSocial estão de acordo com os recolhimentos atuais efetuados via GFIP/CAIXA.
Todas as remunerações declaradas no eSocial pelo empregador são exibidas no FGTS Digital, possibilitando a emissão simulada de guias.
A produção limitada serve para que empregadores validem processos internos, conferindo se os dados declarados nas remunerações correspondem aos refletidos no FGTS Digital. Se o empregador encontrar divergências nos valores devidos de FGTS entre o sistema de gestão de folha e o FGTS Digital, deve verificar todas as rubricas declaradas, de vencimento, desconto ou informativas. A partir disso, é necessário corrigir as incidências em cada rubrica e reenviar os eventos de remuneração de cada trabalhador. Assim, os totalizadores do FGTS são processados novamente.
Quem está obrigado ao FGTS Digital:
A partir da entrada em vigor do sistema (01/01/2024), todos os empregadores obrigados a recolher FGTS deverão utilizar o FGTS Digital. Ou seja, empresas dos Grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial, conforme o cronograma, que já transmitem eventos de remuneração devem gerar guias e realizar a gestão do pagamento pela plataforma.
O eSocial calculará as bases de FGTS de acordo com as incidências das rubricas utilizadas pelo empregador nas remunerações. As rubricas, por sua vez, também são declaradas e cadastradas pelo empregador, o que define se haverá ou não incidência de FGTS. Inclusive por isso que qualquer pagamento de diferenças ou retificação de dados deverá ser realizada no sistema original que gerou o recolhimento (eSocial).
Ajustes Internos Necessários:
Com a entrada em vigor do FGTS Digital, as empresas não terão outra forma de declarar, apurar e recolher o FGTS. Ou seja, não se terá um prazo com os dois sistemas (atual e digital) vigorando simultaneamente. Por isso é importante que as empresas estejam preparadas para que, em janeiro/2024, passem a utilizar o novo modelo. Dentre os cuidados estão:
- a revisão da parametrização dos dados perante o eSocial (verificar se as rubricas de lançamento estão corretas, de forma que o sistema apure o FGTS sobre valores corretos);
- emissão das Procurações necessárias aos que irão manusear o sistema (contabilidade externa, pessoas do RH, etc);
- verificar o limite de transações do PIX da empresa. Considerando que os pagamentos serão realizados exclusivamente através dessa ferramenta, a empresa deve estar com o limite de transação compatível, visando evitar restrições e perda do prazo de vencimento;
- estar regularmente cadastrado no sistema gov.br, o qual será utilizado para fins de acesso, emissão de procuração, etc
